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こんにちは、ColereのEliです。自然に囲まれて幸せを感じるときってありますか？私は、大自然の中で食べるおにぎり。どうしてあんなにおいしく感じるのでしょう？幸せを感じずにはいられません。

さて、社内アンケートは、企業内でのコミュニケーションや従業員の意識を知る上で非常に有効な手法です。しかし、その結果をどのようにして従業員に報告すればよいのかと迷われている方も多いのではないでしょうか。今回は、社内アンケートの結果報告を従業員に伝える方法やその際のポイントを詳しく解説します。

社内アンケートの結果報告を従業員へ実施する目的・効果

社内アンケートの結果報告の目的は、まず従業員同士がそれぞれの声を明確に知ることです。また、企業全体の課題や優れている点を共有することで、組織全体の意識を向上させる効果もあります。調査を実施するだけでなく、結果を正しく報告することで、従業員のモチベーション向上やコミュニケーションの活性化にも寄与します。

社内アンケートの結果報告で従業員に伝えるべき情報

結果報告の際には、従業員が何を知りたいのか、どのような情報が必要なのかを考え、以下のような点を中心に伝えると良いでしょう。

社内アンケート結果報告で伝えるべき情報①：調査の集計結果

調査の集計結果は、従業員が最も知りたい情報の一つです。全体的な回答の傾向や特定の質問に対する回答の分布、興味深い回答のハイライトなど、具体的なデータを分かりやすく伝えることが大切です。また、企業全体の平均値や前回アンケート結果との比較も有効です。

社内アンケート結果報告で伝えるべき情報②：組織課題の分析・考察

集計結果だけでなく、その背景にある組織の課題や問題点を分析・考察することも重要です。特に、多くの従業員から同じような回答が寄せられた場合や、部門や職種によって回答の傾向が異なる場合などは、深堀りして分析することが求められます。

社内アンケート結果報告で伝えるべき情報③：改善に向けた方針・施策

調査の結果を元に、どのような改善策を考えているのか、その方針や施策を具体的に伝えることで、従業員の理解と協力を得られるでしょう。特に、従業員からの提案や意見を取り入れた施策は、実施する際のモチベーション向上に繋がります。

社内アンケートの結果報告方法

アンケートの結果をどのようにして従業員に伝えるか、その方法は多岐にわたります。以下はその代表的な方法です。

社内アンケートの結果報告方法①：社員総会の場で実施

社員総会は、全社員が集まる大きな機会です。その場でアンケートの結果を報告することで、全社員に情報を一度に伝えることができます。また、従業員からの質問や意見も直接受け取ることができ、経営層とのコミュニケーションの場としても有効です。

社内アンケートの結果報告方法②：定例会議や社内研修で実施

部門ごとの定例会議や社内研修の時間を利用して、アンケートの結果を伝える方法もあります。この場合、部門ごとの特有の課題や傾向に焦点を当てて報告することが可能です。

社内アンケートの結果報告方法③：結果報告書として実施

結果報告書を作成し、社内の共有サーバーや社内ポータルサイトで公開することで、従業員が自分のペースで結果を確認できるようにする方法も考えられます。この方法の場合、詳細なデータや分析を深く掘り下げることが可能です。

社内アンケート結果報告書を作成する場合のポイント

社内アンケート結果報告書は、組織全体での共有のための重要なドキュメントです。そのため、明瞭で理解しやすい内容に仕上げることが必要です。その作成の際の主要なポイントを以下に示していきます。

社内アンケート結果報告書の作成ポイント①：目的と誰に向けたものかを明確化

報告書を作成する際の最も基本的な要点は、その目的とターゲットを明確にすることです。アンケートの結果をどう活用し、どんな改善を目指すのかを定義します。そして、この報告が誰のためのものなのかを明示することで、内容の方向性やトーンを適切に設定することができます。この部分が曖昧だと、読む側の受け取り方も曖昧になる可能性が高まります。

社内アンケート結果報告書の作成ポイント②：タイトル・要約・詳細の三部構成

効果的な報告書は、情報を階層的に伝える構造を持つことが望ましいです。タイトルで報告の主旨を掴み、要約でその概要を理解し、詳細部で具体的なデータや分析を提供します。この三部構成を持つことで、読む側の負担を軽減し、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。

社内アンケート結果報告書の作成ポイント③：調査結果と所感を区別

調査結果は客観的なデータや事実に基づくものですが、所感や解釈は主観的な要素が入ることがあります。この2つを混同すると、読む側が混乱する恐れがあります。報告書では、調査結果と所感を明確に区別し、どちらの情報を伝えているのかを常に明示するよう心掛けましょう。

社内アンケート結果報告書の項目例

社内アンケート結果報告書は、その内容と構成によって読者の理解度や受け取り方が変わります。以下に、報告書を作成する際の代表的な項目の例を示します。

社内アンケート結果報告書の項目例①：タイトル

タイトルは報告書の顔とも言える部分です。調査のテーマや目的を簡潔、かつ分かりやすく表現することが重要です。例えば、「2023年度社内環境調査アンケート結果」といった具体的な表現が効果的です。

社内アンケート結果報告書の項目例②：調査の背景・目的

調査の背景や目的を明確に述べることで、その結果がどのような意味を持つのか、何を基に実施されたのかが理解されます。例えば、組織内のコミュニケーションの現状を把握するため、または新しい制度の導入に対する意識調査のためなど、具体的な背景と目的を列挙します。

社内アンケート結果報告書の項目例③：調査の対象

誰を対象に調査を行ったのか、またはどの部署やどの役職の人々が回答者であったのかを明記します。これにより、結果の解釈の際に参考となる背景情報を把握することができます。

社内アンケート結果報告書の項目例④：調査の方法・期間

アンケートの形式（Webアンケート、紙ベースなど）、実施した期間、実施方法などを詳細に記述します。これにより、読者は調査の信頼性や範囲を判断する材料を得ることができます。

社内アンケート結果報告書の項目例⑤：調査の回収状況

配布数、回収数、回答率などの基本的な数値を示すことで、調査の範囲や信頼性を読者に伝えることができます。また、回答しなかった理由などの補足情報も有効です。

社内アンケート結果報告書の項目例⑥：調査結果の概要

全体の傾向や特筆すべき点をまとめて提示します。グラフや表を用いることで、一目で結果を把握できるようにすると良いでしょう。

社内アンケート結果報告書の項目例⑦：調査結果の詳細

各質問項目に対する具体的な回答や分析結果を詳しく提示します。数値だけでなく、その背後にある意味や解釈も合わせて記載すると、読者の理解が深まります。

社内アンケート結果報告書の項目例⑧：調査に対する所感

最後に、調査を実施した側の所感や今後の取り組みに向けた提案などを記述します。この部分は主観的な要素が強いため、前述のポイント③「調査結果と所感を区別」に注意しながら書くことが重要です。

社内アンケートの結果報告を実施する方法と伝えるべき情報まとめ

社内アンケートの結果報告は、従業員とのコミュニケーションを深化させ、組織全体の意識向上やモチベーションアップを図る上で重要です。結果を伝える方法や内容は、企業の文化や従業員のニーズに応じて工夫することが求められます。正確な情報を伝え、改善の取り組みを進めることで、より良い企業文化を築くことができるでしょう。